『書き方がバラバラだから、まとめるのが大変・・・』
『上層部用のまとめに手間取るから、いつも流し読みになってしまう』
『流し読みで精一杯、フィードバックしたくてもできない・・』
日報管理をメールで行っている場合、このようなお悩みを持っている上長の方は多いのではないでしょうか。
日報管理は社内の動向把握、そして部下のモチベーションコントロールに大変重要な作業。
しかし、ただ漫然と送る/見るの関係では、日報を送る側の“モチベーション低下”をもたらす恐れもあります。
いかにして「日報管理」をスムースに行い、業務把握/モチベーション管理に結びつけていくか。
情報の共有・蓄積に最適な機能を備えた「サイボウズ デヂエ 8 for SaaS」を用いた
日報管理方法をご紹介していきます。
【現状】埋もれていく日報、始まる悪循環・・・
「日報管理」をおざなりにしてしまうと、悪循環に入ってしまう恐れがあります。
見る側（各上長）
『書き方はバラバラ・・・。量も多くて、提出の有無を見るだけでも大変。きちんと見ないとダメなのに・・・。』
送る側（部下）
『読まれていない日報を書くのはめんどくさいな。書き方も内容も適当でいいだろう。』
などなど、、、
送る側の惰性感は強まり、見る側は手が回らず、流し読み度が増します。こうなるとどんどん悪循環に入っていきます。
ついには業務上の問題があっても日報に書かない場合も起こり得ます。
悪循環が進むと、日報だけではなく、仕事全体のモチベーションを落とすことにもなりかねません。
【問題】悪循環の結末は・・・モチベーション低下の恐れ
日々の業務内容を報告する日報。
きちんと見られていない、反応もない状況が続けば、部下の方はどのように考えるでしょうか？
例えば、、、
送る側（部下）
『あんまり業務に興味ないんでしょ？なんだかやる気がなくなってきたな・・・』
「見られていない＝重要視されていない」と思わせてしまうことで、仕事全体のモチベーションが落ちてしまうこともあるのです。
これでは日報どころか、業務の進行の妨げにもなっていきます。
では、どうしたらよいのでしょうか？
【解決】デヂエを使えばこんな風に解決できます！
デヂエを利用すれば、入力形式を作るのはとてもカンタン。全員が同じ入力形式で入力することができます。
また、メール通知機能によって「誰が提出したか」がすぐに分かります。そのため、「提出の有無」をカンタンに区別できます。
カンタンに全日報を一覧表示することもできるので、
「まとめ」に時間を取られることもありません。
さらに、「チェック欄」「フィードバック欄」を設定し活用すれば、“重要視されていない感”を払拭することも可能です。
こういった機能により、、、上長は、
『余分な作業を省いたことで、日報をじっくり見れるようになる』
『ゆとりができた分チェック欄、フィードバック欄にて部下にフィードバックできる』
部下は、
『入力形式が決まっているので、書きやすい』
『きちんと見てくれて、フィードバックもくれるので、仕事へのモチベーションも保てる』
このようなことをサーバ不要で、カンタンに実現できるのが「サイボウズ デヂエ 8 for SaaS」です。
